Assistante Administrative

Assurer le bon fonctionnement administratif de la direction et faciliter la coordination quotidienne entre les équipes opérationnelles du siège de Conakry, les équipes de terrain de la mine et les partenaires extérieurs (bailleurs, sous-traitants, administrations, expatriés).

Responsabilités principales :

• Gestion administrative courante : traitement du courrier entrant/sortant (français et anglais), rédaction et mise en forme de notes internes, comptes rendus de réunion, procès-verbaux et correspondances officielles, tenue du classement documentaire physique et numérique (contrats, permis, autorisations, rapports HSE, licences minières), gestion des fournitures de bureau.
• Support à la direction : organisation de l'agenda du Directeur, planification des réunions, préparation des dossiers de séance, gestion des appels téléphoniques, accueil des visiteurs, organisation de la logistique des missions et déplacements (billets d'avion, hôtels, transferts, visas, laissez-passer, permis de site).
• Coordination avec les équipes techniques et opérationnelles : interface entre le siège et le site minier pour la circulation des informations et documents, suivi administratif des demandes des équipes de terrain.
• Suivi administratif et réglementaire : suivi des échéances des permis, licences d'exploitation, agréments et autorisations auprès du Ministère des Mines, DGI, DNI, IGT et collectivités locales, préparation des dossiers administratifs, suivi des contrats fournisseurs et prestataires.
• Support RH de proximité : tenue à jour des registres du personnel local, gestion de l'accueil et onboarding administratif des nouveaux collaborateurs et expatriés, coordination pour l'obtention et renouvellement des permis de travail et titres de séjour.
• Reporting et communication : production des reportings hebdomadaires et mensuels, rédaction de documents et supports de présentation en français et anglais.